Planifica tu enfoque:
Quizá, si te planteas un preparación excesiva, en cualquier momento se puede desmontar por completo tu guión, ya que cualquier imprevisto puede hacer que aquello que tenías tan minuciosamente preparado, de repente deje de servir. Además, la persona con la que interacciones tiene la capacidad de reaccionar o cambiarte el paso, no es una pared que vaya a responder a los puntos que a nosotros nos interesan, y como a nosotros nos convenga.
Por tanto, en lugar de un exceso de detalle, lo conveniente es tener una serie de ideas claras sobre lo que queremos abordar, y una estrategia sobre la forma de abordarlo. Esto, es especialmente importante en el momento de la apertura (es decir, el arranque de la conversación). En este punto, si puede ser interesante pensar las frases con las que pretendo arrancar, y las contestaciones a las primeras reacciones.
Imaginemos una situación de conversación difícil a nivel laboral. Supongamos que hemos seleccionado para esta conversación dos puntos fundamentales: los problemas de comunicación y mi rol en el equipo de trabajo. Podríamos entonces decidir estrategias de entrada como las siguientes:
Arranque: "María, hay dos cuestiones clave que me gustaría debatir hoy en la reunión, por las que llevo tiempo buscando un espacio. Tienen que ver con la comunicación entre el equipo y los roles establecidos. He observado ciertas situaciones que se podrían mejorar y tengo propuestas que me gustaría que fuesen debatidas".
Ante una posible evasiva: "Soy consciente de la cantidad de temas que hay pendientes, no obstante considero necesario e importante encontrar un espacio para estas cuestiones".
Selecciona un lugar y un contexto adecuado para abordarla
Elegir el momento y contexto adecuado para la conversación que queremos plantear, puede tener una repercusión notable en el desarrollo y consecuencias de esta. Los momentos adecuados están relacionados también con los estados emocionales de quienes deben participar en ella. A parte de este, otro aspecto clave para determinar el momento y lugar adecuado, consiste en la disponibilidad de tiempo suficiente para mantener un intercambio de opiniones o puntos de vista mínimos, para que tenga algún éxito.
Unidos a estas dos cuestiones, también, hemos de considerar el lugar. Si la conversación requiere un entorno mínimamente tranquilo y exento de sorpresas, o si la conversación requiere de unas condiciones de confidencialidad.
Por tanto, finalmente sabremos si cumplimos con este punto si tenemos en cuenta las siguientes preguntas:
1. ¿Me encuentro yo, o la otra persona en un estado emocional propicio para abordar la conversación o reunión difícil?
2. ¿Dispondremos del tiempo suficiente, teniendo en cuenta el problema, para llegar a que se aborden los puntos o se resuelvan mínimamente los problemas?
3. ¿Qué entorno he elegido para tener esta conversación?, ¿es el adecuado para lo que quiero transmitir o necesito solucionar?
Los estados emocionales, como hemos comentado en alguno de los puntos anteriores, pueden complicar la transmisión o recepción de la información, llevando la interpretación a través de la emoción. En el caso de un compañero de equipo, tremendamente disgustado por el desarrollo de una reunión, que nos pide tener una charla inmediata sobre esta, y algunos asuntos con los que no está de acuerdo, concluiremos que el estado emocional no es el adecuado para abordar dicha conversación difícil, y tendremos que tratar de emplazarle a otro momento, eso sí, con tacto e inteligentemente. por ejemplo:
"Javier, entiendo que esta cuestión es importante para ti, y lamento de verdad que te sientas contrariado por lo que ha ocurrido hoy en la reunión. El tema que me comentas necesitamos hablarlo con más calma y en otro contexto, ya que merece una mayor dedicación. Me gustaría que entendieras esto."
Ya tienes las claves más importantes a la hora de preparar una conversación o reunión difícil. No obstante te recuerdo los puntos y te remito a leer los post anteriores por si te perdiste alguno de los artículos:
1. Analiza tu propia historia interna sobre la conversación
2. Define claramente cuál es tu objetivo para esa conversación
3. Ten claro previamente lo que te gustaría que la persona hiciera de manera específica
4. Prepárate a nivel emocional
5. Trata de anticiparte a las posibles reacciones de la persona con la que hablarás
6. Piensa en fundamentos sólidos en los que vas a basar tus argumentos
7. Planifica tu enfoque
8. Selecciona un contexto y lugar adecuado para abordarla
¡Valor... y mucha suerte!
